III. Die Tätigkeit als JaS-Fachkraft – die Praxis 80 JaS-Handbuch PC, Notebook bzw. USB-Stick müssen mit einem Passwort gesichert sein. Gespeicherte personenbezogene Daten sind nach dem Stand der Technik zu verschlüsseln. Ein Zugriff auf die (verschlüsselten) Daten, Datensicherungen und E-Mails muss jedoch im Notfall durch die Vertreterin oder den Vertreter der JaS-Fachkraft oder durch einen Bevollmächtigten des JaS-Trägers möglich sein. Bei Berufsgeheimnisträgerinnen und Berufsgeheimnisträgern (§ 203 StGB) setzt eine Vertretungsregelung grundsätzlich das Wissen und die Einwilligung der Betroffenen voraus (vgl. ULD, 2022, S. 36). Personenbezogene Daten, die für den jeweiligen Zweck nicht erforderlich sind, müssen gelöscht werden. Alle Daten (in Papierform oder elektronisch) sollten daher spätestens dann vernichtet bzw. gelöscht werden, sobald die betroffenen Personen aus dem Schulverhältnis ausscheiden. Wechseln junge Menschen von einer Schule zu einer anderen, empfiehlt es sich, die Unterlagen noch für ein halbes Jahr aufzubewahren (vgl. ULD, 2022, S. 37). Bei Fällen, in denen eine Gefährdungseinschätzung nach § 8a SGB VIII durch das Jugendamt vorgenommen wurde, empfiehlt es sich mit diesem abzustimmen, ob die Akten der JaS länger aufbewahrt werden sollen. So kann ein späterer Rückgriff im berechtigten Interesse des betroffenen jungen Menschen liegen. Kommen personenbezogene Daten abhanden, z. B. durch Verlust des Notebooks oder von Unterlagen in Papierform oder werden sie versehentlich an Empfängerinnen und Empfänger übermittelt, die diese Information nicht erhalten dürfen, ist gemäß Art. 33 Abs. 1 DSGVO binnen 72 Stunden eine Meldung bei der zuständigen Aufsichtsbehörde abzugeben. Für die Träger der öffentlichen Jugendhilfe ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, für freie Träger der Jugendhilfe das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig. Zur Meldung ist der Verantwortliche verpflichtet, d. h. der JaS-Träger. Die 2018 in Kraft getretene europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat auch zu Veränderungen in den Arbeitsabläufen hinsichtlich des Datenschutzes im Rahmen der Einzelfallhilfe gem. § 8 Abs. 3 S. 1 SGB VIII geführt. Im Folgenden sind die grundsätzlichen Anforderungen an die JaS-Fachkraft beschrieben. Dieses Vorgehen wird den möglichen Abweichungen bei Inanspruchnahme der Beratung ohne Kenntnis der Personensorgeberechtigten im nächsten Punkt „Beratungsanspruch von jungen Menschen gem. § 8 Abs. 3 SGB VIII“ gegenübergestellt. Möchte sich ein junger Mensch erstmalig durch die JaS-Fachkraft beraten lassen, ergibt sich keine Änderung in datenschutzrechtlicher Hinsicht. Hierunter fallen vor allem sog. Tür- und Angelkontakte sowie Kurzzeitberatungen. Wie vor dem Inkrafttreten der DSGVO sollen die Personensorgeberechtigten in Absprache mit der Schule (z. B. über den jährlichen Elternbrief der Schule zu Schuljahresbeginn) allgemein über das Angebot der Jugendsozialarbeit an Schulen an der entsprechenden Schule informiert und darauf hingewiesen werden, dass ihr Kind jederzeit freiwillig beraten werden kann, sofern sie nicht ausdrücklich widersprechen. Erst bei mehrmaliger Beratung, d. h., wenn absehbar ist, dass sich eine Einzelfallhilfe entwickelt („Faustregel“: ab dem dritten Kontakt) gilt Folgendes: Ab dem Zeitpunkt des Beginns einer Einzelfallhilfe für den jungen Menschen benötigt die JaS-Fachkraft eine Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (s. Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buch st. a, Art. 7 DSGVO und § 67b Abs. 2 SGB X). Die Einwilligung erfolgt durch die Personensorgeberechtigten. Je nach individueller Reife kann der junge Mensch in der Regel ab dem vollendeten 15. Lebensjahr selbst einwilligen (vgl. § 36 Abs. 1 SGB I). Die Einwilligung muss ausdrücklich und freiwillig erklärt werden. Zudem ist darauf hinzuweisen, dass die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann. Das ZBFS-Bayerisches Landesjugendamt hat auf seiner Homepage eine Muster-Einverständniserklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten hinterlegt. Da die JaS-Fachkraft nachweisen muss, dass die Einwilligung erteilt wurde, empfiehlt sich eine schriftliche oder elektronische Einwilligung (z. B. per E-Mail, vgl. § 67b Abs. 2 S. 1 SGB X). Im Ausnahmefall ist es auch möglich, eine mündlich erteilte Einwilligung schriftlich mit Datum in der Falldokumentation zu vermerken. DSGVO und DSGVO und Kurzzeitberatung DSGVO und Einzelfallhilfe Einwilligungserklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten
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