Mitteilungsblatt 1/2020

M I T T E I L U N G S B L A T T 01-2020 34 I N F O Empfehlenswert wäre dabei eine vollständige personelle Trennung der Sachbearbeitung im Rahmen der Beistand- schaft von der Sachbearbeitung Amtspflegschaft/-vormundschaft sowie insgesamt von den anderen Aufgaben des Jugendamtes. Mischarbeitsplätze sollten vermieden werden. Mit dieser Trennung könnte ein klares Rollen- und Aufgabenverständnis vermittelt und die jeweilige Aufgabe kon- zentriert ausgeübt werden. Den Rückmeldungen der Jugendämter konnte ich zumindest zum Teil entnehmen, dass dies umsetzbar ist (selbst in kleineren Jugendämtern). Eine Kollision zwischen den Interessen des Jugendamtes als Personensorgeberechtigte und als Leistungsbehörde ist in jedem Fall auszuschließen. Soweit eine strikte Aufgabentrennung nicht möglich sein sollte (§ 55 Abs. 2 S. 4 SGB VIII: Indiz dafür, dass im Be- reich Vormundschaften oder Pflegschaften gleichzeitige Wahrnehmung anderer Aufgaben nicht ausgeschlossen ist), müssten gewisse Vorgaben beachtet werden: • Die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssten hinsichtlich der – je nach Aufgabe – unterschiedlichen Datenverarbeitungsbefugnisse sensibilisiert werden (insbesondere Sondervorschrift des § 68 SGB VIII bzw. allge- meine sozialdatenschutzrechtliche Vorschriften). Hierfür sollten spezielle Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der bayerischen Jugendämter ange- boten werden. • Als Beistand, Amtspfleger und Amtsvormund sind die Vorschriften des § 16 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 (ausgeschlossene Personen), ggf. auch § 17 (Besorgnis der Befangenheit) Sozialgesetzbuch Zehntes Buch (SGB X) zu beachten. Diese Vorschriften bringen die bereits genannte Sonderstellung dieser Personenkreise und die damit etwaig verbundenen Interessenkollisionen zum Ausdruck. Insbesondere die Verbindung von Aufgaben der Beistandschaft mit der Tätigkeit als Unterhaltsvorschussstelle stellt sich als unzulässig dar ( Ausnahme: Vornahme einer strikten Falltrennung). • Da oftmals in den Aufgabenbereichen der Beistandschaft, Amtspflegschaft und Amtsvormundschaft auch Beur- kundungen im Sinne von § 59 SGB VIII vorgenommen werden, sind die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitar- beiter ausdrücklich auf dessen Absatz 2 hinzuweisen. Danach soll die Urkundsperson, d.h. im Regelfall darf, keine Beurkundung vornehmen, wenn ihr in der betreffenden Angelegenheit die Vertretung eines Beteiligten obliegt. Dies trifft im Falle der Ausübung der Aufgaben als Beistand, Amtspfleger oder Amtsvormund zu (§ 55 Abs. 2 SGB VIII). • Bei Mischarbeitsplätzen sollte die jeweilige Sachbearbeiterin bzw. der jeweilige Sachbearbeiter in einem Einzel- büro untergebracht sein. b) Doppelbüros Bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (des gleichen Zuständigkeitsbereichs), die in Doppelbüros arbeiten, ist zu be- achten, dass eine gleichzeitige Beratung mehrerer betroffener Personen unzulässig ist. Dies kann durch eine ab- wechselnde Terminvergabe oder durch Nutzen eines etwaigen, separaten Besprechungszimmers vermieden werden. Alternativ sind Doppelbüros mit Schall- und Sichtschutzwänden auszustatten. c) Zugriffs-/Einsichtsrechte (Sachgebiets-) Übergreifende Zugriffsberechtigungen in den von den Jugendämtern verwendeten EDV-Programmen (u.a. OK.JUG, Prosoz) sollten unter Anwendung des Grundsatzes der Erforderlichkeit restriktiv eingerichtet sein. Eine umfassende digitale Zugriffsmöglichkeit für die Amtsleitung sowie auch für Verwaltungskräfte (z.B. zu Buchhaltungs- zwecken) halte ich beispielsweise für zu weitgehend. Im Übrigen sollten Datenzugriffe protokolliert werden. Auch das Zulassen von Einsichtnahmen in Papierakten anderer Bereiche müsste ausdrücklich – z.B. im Rahmen einer Vereinbarung – geregelt und im Bedarfsfall durch die Einsicht gewährende Sachbearbeitung dokumentiert werden. d) Vertretung Beistände sollten nur von Beiständen sowie Amtsvormünder nur von Amtsvormündern vertreten werden. Aktenein- sicht darf nur im Vertretungsfall erfolgen. Die Vertretungssituation ist zu regeln. Ein weiterer Aktenaustausch darf grundsätzlich nicht erfolgen.