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Thema
Phase A: Initiieren eines Wissensmanagement-Projekts
Die Amtsleitung bzw. eine andere Führungsperson initiiert das Projekt. Ein erster
Schritt hierbei ist die Definition von Zielen:
– Wo wollen wir hin?
– Was sind unsere Wissensmanagement-Ziele?
– Was sind keine Wissensmanagement-Ziele?
Es ist notwendig, ein Projektteam zusammenzustellen und eine Projektleiterin bzw.
einen Projektleiter zu benennen. Die Projektgruppe sollte eine repräsentative Aus-
wahl der Belegschaft vereinen. Nachdem die jeweiligen Rollen der „Wissensarbei-
ter“ geklärt sind, müssen Verantwortlichkeiten geregelt und ein Zeitplan erstellt
werden. Darüber hinaus erscheint es sinnvoll, einen Schwerpunkt zu setzen (z. B.
Wissensbewahrung bei ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern), da in
der Regel nicht alle Bereiche zeitgleich bearbeitet werden können. Im Projektplan
muss dieser benannt sein.
Wichtig ist es, die ganze Belegschaft mit einzubeziehen und über das Vorgehen zu in-
formieren, transparent zu bleiben und Kosten sowie den Nutzen aufzuzeigen, wes-
halb die Einführung von Wissensmanagement notwendig ist.
Phase B: Analyse
Zumeist werden in der öffentlichen Verwaltung bereits einige Methoden von Wis-
sensmanagement verwendet. Stärken und Schwächen im Umgang mit der Res-
source Wissen zeigen Veränderungs- und Verbesserungsmöglichkeiten auf, wobei
geeignete Diagnoseinstrumente bei der Bemessung des Ist- und Soll-Zustandes un-
terstützen. Diese Phase dient vor allem der Analyse, welcher Bereich sich für die Ein-
führung von Wissensmanagement am meisten lohnt und bestenfalls Erfolge auch
am schnellsten sichtbar werden. Ergebnisse sollten der nicht am Projektteam betei-
ligten Mitarbeiterschaft kommuniziert werden, um deren Bereitschaft gegenüber
dem Projekt zu fördern.
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BLJA Mitteilungsblatt 2/16
Exkurs: Die Reifegradanalyse
Die Anwendung eines Analyseinstruments hilft bei der Standortbestimmung
Wo stehen wir und wo wollen wir hin? Diese Frage steht am Anfang einer jeden
Standortbestimmung. Wenn Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung
eingeführt werden soll, bedarf es zunächst der Analyse des Ist-Zustands und, da-
rauf aufbauend, einer Beschreibung des Soll-Zustands. Als Instrument dafür eig-
net sich die Reifegradanalyse
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. Sie „dient als Werkzeug für eine systematische
Standortbestimmung und eignet sich somit als Grundlage für eine erfolgsorien-
tierte Implementierung von Wissensmanagement“ (Soyez, 2016, S.40). Bei der
Standortbestimmung müssen Stärken und Schwächen in Bezug auf das Wissens-
management aufgedeckt werden. Das kann zu neuen Impulsen führen, die in ge-
zielte Anstrengungen für den Aufbau von Wissensmanagement münden sollten.
Möchte eine Behörde bei der Einführung oder Weiterentwicklung von Wissens-
management die Reifegradanalyse anwenden, so müssen bestimmte Themen
bzw. Bereiche anhand strukturierter Interviews (Wissensaudit) mit einer repräsen-
tativen Auswahl der Belegschaft eruiert und analysiert werden. Wichtig dabei ist,
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Die Reifegradanalyse ist als Diagnosemodell Bestandteil des Reifegradmodells des
Wissensmanagements, das vom Fachzentrum für Wissensmanagement der Siemens AG entwickelt wurde.