Datenschutz in der Jugendsozialarbeit an Schulen

Die DSGVO hat die Prinzipien des bisherigen Datenschutzes (Erforderlichkeitsgrundsatz, Zweckbindungsprinzip, Transparenzgebot) ergänzt um das „Recht auf Vergessenwerden“, „Richtigkeit“ und „Rechenschaftspflicht“. Diese Prinzipien stellen sicher, dass personenbezogene Daten rechtmäßig, transparent, zweckgebunden und sparsam, sachlich richtig und vertraulich verarbeitet werden.

Für die JaS-Fachkraft ergeben sich durch die DSGVO keine inhaltlichen (materiellen) Änderungen des Datenschutzrechtes. Das heißt, die bisherigen Vorschriften des Sozialdatenschutzrechtes in SGB VIII (§§ 61 ff.) und SGB X (§§ 67 ff.) gelten im Wesentlichen unverändert weiterhin.

Hinzu kommen Änderungen in formaler Hinsicht, die in die Arbeitsabläufe der JaS-Fachkraft integriert werden müssen. Diese Änderungen greifen jedoch nur bei Beratungen der JaS-Fachkraft im Rahmen der Einzelfallarbeit gem. § 8 Abs. 3 S. 1 SGB VIII.

Im Folgenden sind die grundsätzlichen Anforderungen an die JaS-Fachkraft beschrieben. Dieses Vorgehen wird den möglichen Abweichungen bei Inanspruchnahme der Beratung ohne Kenntnis der Personensorgeberechtigten im nächsten Punkt „Beratungsanspruch von Kindern und Jugendlichen gem. § 8 Abs. 3 SGB VIII“ gegenübergestellt. 

Möchte sich ein junger Mensch erstmalig durch die JaS-Fachkraft beraten lassen, ergibt sich keine Änderung in datenschutzrechtlicher Hinsicht. Hierunter fallen vor allem sog. Tür- und Angelkontakte sowie Kurzberatungen.

Wie vor dem Inkrafttreten der DSGVO sollen in Absprache mit der Schule (z. B. über den jährlichen Elternbrief der Schule zu Schuljahresbeginn) die Personensorgeberechtigten allgemein über das Angebot der Jugendsozialarbeit an Schulen an der entsprechenden Schule informiert und darauf hingewiesen werden, dass ihr Kind jederzeit freiwillig beraten werden kann, sofern sie nicht ausdrücklich widersprechen.

Für die JaS-Fachkraft ändert sich durch die DSGVO am bisherigen Verfahren erst bei mehrmaliger Beratung (wenn absehbar ist, dass sich eine Einzelfallhilfe entwickelt, „Faustregel“: ab dem vierten Kontakt) Folgendes:

• Ab dem Zeitpunkt, zu dem mit dem Kind bzw. Jugendlichen eine Einzelfallarbeit begonnen wird, benötigt die JaS-Fachkraft eine Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (s. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und Art. 7 DSGVO sowie § 67 b Abs. 2 SGB X).

• Die Einwilligung erfolgt durch die Personensorgeberechtigten. Spätestens ab dem vollendeten 15. Lebensjahr kann der/die Jugendliche selbst einwilligen (vgl. § 36 Abs. 1 SGB I).

• Die Einwilligung muss ausdrücklich und freiwillig erklärt werden. Zudem ist darauf hinzuweisen, dass die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann (siehe Muster-Einverständniserklärung).

• Da die JaS-Fachkraft nachweisen muss, dass die Einwilligung erteilt wurde, empfiehlt sich eine schriftliche oder elektronische Einwilligung. Im Ausnahmefall ist es auch möglich, eine mündlich erteilte Einwilligung schriftlich mit Datum zu vermerken.

• Weiterhin muss die JaS-Fachkraft bei der erstmaligen Erhebung von Daten einmalig mittels eines Formblattes (siehe Hinweise zum Datenschutz nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO) bzw. durch einen Hinweis auf die Homepage des Jugendamtes/JaS-Trägers über die Datenschutzhinweise gemäß § 82 SGB X i. V. m. Art. 13 DSGVO informieren. Diese Informationspflicht ist ebenfalls erst bei einer Einzelfallarbeit mit dem Kind bzw. Jugendlichen zu erfüllen.

• Da es sich um eine gesetzliche Pflicht zur Information handelt, müssen die Personensorgeberechtigten bzw. der Jugendliche nicht aktiv zustimmen, sondern lediglich die Möglichkeit erhalten, von den Datenschutzhinweisen Kenntnis zu nehmen. Ein Exemplar der Datenschutzhinweise bzw. der Link zum Abruf im Internet soll hierbei ausgehändigt werden.

• Die JaS-Fachkraft hat nachzuweisen, dass sie die Informationspflicht erfüllt hat. Dies kann durch einen entsprechenden schriftlichen Vermerk erfolgen.

Zusammengefasst bestehen bei der JaS-Einzelfallarbeit folgende datenschutzrechtliche Anforderungen:

Der Text folgt in Kürze.

Grundsätzlich unterliegt die JaS-Fachkraft keiner Aktenführungspflicht.

Sofern die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO erfüllt (s. Frage oben) und die Einwilligung in die Datenverarbeitung erteilt wurde, können weiterhin personenbezogene Daten schriftlich in einer Falldokumentation vermerkt werden. Hierbei sind die jeweiligen Standards des Arbeitgebers der JaS-Fachkraft zu beachten.

Solange die Beratung noch nicht in eine Einzelfallarbeit gemündet ist, darf sich die JaS-Fachkraft handschriftliche Notizen machen.

Nach Beendigung einer Einzelfallhilfe werden die erhobenen Daten gelöscht, es sei denn, es wurde mit den zu Beratenden eine anderslautende Vereinbarung getroffen.

Die DSGVO hat keinen Einfluss auf das standardisierte Verfahren nach § 8a SGB VIII.

Die Schule regelt den Umgang mit der Weitergabe von Daten für sich und unterliegt ebenso geltenden Datenschutzbestimmungen.

Für die JaS-Fachkraft ändert sich bezüglich der Kooperation mit der Schule durch das Inkrafttreten der DSGVO folglich nichts.

Für die JaS-Fachkraft ergeben sich bezüglich der Kooperation mit dem örtlichen öffentlichen Träger durch das Inkrafttreten der DSGVO keine Veränderungen.